Notarielle Vollmachtsbescheinigung – und die Vollmachtskette

Eine durch Rechtsgeschäft erteilte Vertretungsmacht, die auf die gesetzlichen Vertreter einer im Handelsregister eingetragenen juristischen Person zurückgeht, kann dem Grundbuchamt durch eine notarielle Vollmachtsbescheinigung nur nachgewiesen werden, wenn der Notar sämtliche Einzelschritte der Vollmachtskette nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bzw. Abs. 3 BNotO bescheinigt.

Die Bescheinigung einer Vollmachtskette kann in einem Vermerk zusammengefasst werden, in dem der Notar die von ihm geprüften Einzelschritte aufführt. Eine Kombination von notariellen Bescheinigungen nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 3 BNotO ist zulässig.

Zwar kann nach § 34 GBO dem Grundbuchamt eine durch Rechtsgeschäft erteilte Vertretungsmacht durch eine notarielle Bescheinigung nach § 21 Abs. 3 BNotO nachgewiesen werden. Notarbescheinigungen sind jedoch nicht ausreichend, weil sie nicht alle Teile der Legitimationskette umfassen.

Ist die Antragstellerin eine GmbH, muss die dem Bevollmächtigten erteilte Vollmacht auf einen organschaftlichen Vertreter der Gesellschaft zurückgehen. Insoweit besteht insoweit eine eigene Prüfungskompetenz des Grundbuchamts.

Allerdings hat der Gesetzgeber mit der Neufassung von § 21 Abs. 3 BNotO u. § 34 GBO durch das Gesetz zur Übertragung von Aufgaben im Bereich der freiwilligen Gerichtsbarkeit auf Notare vom 26.06.2013 die Möglichkeit eröffnet, Vollmachten durch eine notarielle Bescheinigung nachzuweisen. Wird davon Gebrauch gemacht, verlagert sich ein Teil der Prüfung der Vertretungsberechtigung von dem Grundbuchamt auf den Notar. Der Notar darf die Bescheinigung ausstellen, wenn er sich zuvor durch Einsichtnahme in eine öffentliche oder öffentlich beglaubigte Vollmachtsurkunde über die Begründung der Vertretungsmacht vergewissert hat (§ 21 Abs. 3 Satz 2 BNotO). Die Vollmachtsurkunde muss nur dem Notar, nicht auch dem Grundbuchamt vorgelegt werden.

Inwieweit das Grundbuchamt eine inhaltliche Prüfung der bescheinigten Vertretungsmacht vorzunehmen hat, wird in Rechtsprechung und Schrifttum unterschiedlich beurteilt. Teilweise wird angenommen, das Grundbuchamt sei nach dem Legalitätsprinzip gehalten, die Wirksamkeit der Vollmacht und den Umfang der Vertretungsmacht selbständig zu prüfen. Nach einer anderen Auffassung kann das Grundbuchamt nur den “Tenor” und die äußerlichen Förmlichkeiten der notariellen Bescheinigung prüfen, nicht aber deren Inhalt. Eine vermittelnde Ansicht meint, das Grundbuchamt dürfe Tatsachen, die es kenne und die der bescheinigten Vertretungsmacht entgegenstünden, berücksichtigen und die notarielle Vollmachtsbescheinigung ggf. zurückweisen. Der Bundesgerichtshof muss diesen Meinungsstreit hier nicht entscheiden.

Von der Frage, ob das Grundbuchamt eine Prüfungskompetenz im Hinblick auf die von dem Notar bescheinigte Vollmacht hat, ist die Frage zu trennen, ob die notarielle Bescheinigung nach § 21 Abs. 3 BNotO ihrem Wortlaut und ihrer Form nach geeignet ist, den Nachweis der Vertretung (§ 15 Abs. 1 GBO) in grundbuchmäßiger Form zu führen. Die Notarbescheinigung kann für das Grundbuchamt grundsätzlich nur die Prüfung entbehrlich machen, ob die rechtsgeschäftliche Vollmacht besteht und der Vertreter das konkrete Rechtsgeschäft kraft Vollmacht tätigen darf. Ist hingegen die Reichweite der notariellen Vollmachtsbescheinigung betroffen, ist die Prüfungskompetenz des Grundbuchamts eröffnet. Um einen solchen Fall handelt es sich hier.

Das OLG Frankfurt am Main nimmt zutreffend an, dass eine durch Rechtsgeschäft erteilte Vertretungsmacht, die auf die gesetzlichen Vertreter einer im Handelsregister eingetragenen juristischen Person zurückgeht, dem Grundbuchamt durch eine notarielle Vollmachtsbescheinigung nur nachgewiesen werden kann, wenn der Notar sämtliche Einzelschritte der Vollmachtskette nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bzw. Abs. 3 BNotO bescheinigt.

Das ergibt sich aus der Systematik der §§ 29, 32, 34 GBO.

Eintragungen in das Grundbuch aufgrund von Erklärungen rechtsgeschäftlich bevollmächtigter Personen konnten vor der Einführung von § 21 Abs. 3 BNotO u. § 34 GBO nur vorgenommen werden, wenn die Vertretungsmacht dem Grundbuchamt in der Form des § 29 Abs. 1 Satz 1 GBO nachgewiesen wurde. Ist der Bevollmächtigte seinerseits bevollmächtigt worden, musste dem Grundbuchamt jede einzelne Vollmacht in der Form des § 29 GBO nachgewiesen werden. Der Nachweis konnte durch die Vorlage der Ausfertigung (§ 47 BeurkG) oder des Originals einer unterschriftsbeglaubigten Vollmacht geführt werden. Die Vorlage einer beglaubigten Abschrift der Vollmachtsurkunde genügte grundsätzlich nicht, weil zum Nachweis der Vertretungsmacht der Besitz der Vollmachtsurkunde erforderlich ist (§ 172 BGB). Sie wurde nur dann als ausreichend angesehen, wenn der Notar in dem Beglaubigungsvermerk bestätigte, dass ihm die Vollmachtsurkunde im Original oder in Ausfertigung zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen hatte.

Mit der Neufassung von § 21 Abs. 3 BNotO u. § 34 GBO hat der Gesetzgeber die Möglichkeit, Vertretungsberechtigungen, die sich aus einer Eintragung im Handelsregister oder in einem ähnlichen Register ergeben, durch eine notarielle Bescheinigung nachzuweisen (§ 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BNotO, § 32 GBO), auf die rechtsgeschäftliche Vertretungsbefugnis übertragen. Der Nachweis der rechtsgeschäftlichen Vertretungsmacht kann nunmehr auch gegenüber dem Notar erbracht werden. Eine notarielle Vollmachtsbescheinigung ist allerdings nur auf Basis solcher Vollmachten zulässig, die ihrerseits den Anforderungen des § 29 GBO genügen. Ist der Bevollmächtigte seinerseits durch einen Dritten bevollmächtigt worden (sog. Vollmachts- oder Legitimationskette), darf der Notar sich nicht auf die Einsichtnahme in die letzte Vollmachtsurkunde beschränken, sondern er muss sich alle Glieder der Vollmachtskette, die zu der Vollmacht führen, in der Form des § 29 GBO nachweisen lassen. Denn die bisherigen Anforderungen an den Nachweis einer Vollmacht wurden nicht verringert; es ist nur die Möglichkeit geschaffen worden, den Nachweis gegenüber dem Notar zu erbringen.

Davon zu trennen ist die Frage, was der Notar gegenüber dem Grundbuchamt nachweisen muss. Richtigerweise hat er nicht nur das Endergebnis der Prüfung der ihm vorgelegten Nachweise der rechtsgeschäftlichen Vertretungsberechtigung zu bescheinigen. Das folgt aus § 21 Abs. 3 Satz 3 BNotO; danach hat der Notar in der Bescheinigung anzugeben, in welcher Form und an welchem Tag ihm die Vollmachtsurkunde vorgelegen hat. Hintergrund dieser Vorschrift ist die in § 172 BGB geregelte Wirkung der Vollmachtsurkunde. Die Notarbescheinigung ist im Grundbuchverfahren nur dann nachweistauglich, wenn von dem Fortbestand der Vollmacht ausgegangen werden kann. Das hat das Grundbuchamt anhand der Angaben nach § 21 Abs. 3 Satz 3 BNotO zu prüfen. Beruht die Vertretungsmacht auf mehreren rechtgeschäftlichen Vollmachten, muss das Grundbuchamt folglich prüfen, ob und wann dem Notar die einzelnen Vollmachtsurkunden in einer dem § 29 GBO genügenden Form vorgelegen haben. Demgemäß muss der Notar in der notariellen Bescheinigung nach § 21 Abs. 3 BNotO entsprechende Angaben zu allen Vollmachtsurkunden machen.

Durch die Notarbescheinigung nach § 21 Abs. 3 BNotO können organschaftliche Vertretungsverhältnisse nicht nachgewiesen werden. Für sie ist eine notarielle Bescheinigung nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BNotO erforderlich (§ 32 GBO). Eine solche Bescheinigung wird durch diejenige nach § 21 Abs. 3 BNotO weder ersetzt noch entbehrlich gemacht. Geht – wie hier – die Vollmacht bzw. die Vollmachtskette auf einen organschaftlicher Vertreter zurück, muss der Notar deshalb zusätzlich dessen Vertretungsmacht nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BNotO bescheinigen.

Ein anderes Verständnis ginge über den Zweck der Vorschriften der § 21 Abs. 3 BNotO, § 34 GBO hinaus. Dieser besteht darin, den Aufwand für den Nachweis der Bevollmächtigung bei Vollmachtsketten gegenüber dem Grundbuchamt zu reduzieren. Die notarielle Vollmachtsbescheinigung nach § 21 Abs. 3 BNotO soll zu einer Entlastung der Bediensteten der Grundbuchämter führen, weil sie nicht mehr sämtliche Vollmachten einer Vollmachtskette prüfen müssen. Zugleich sollen die Urkundensammlungen innerhalb der Grundakte dadurch reduziert werden, dass die Vollmachtsurkunden nicht mehr vorgelegt und aufbewahrt werden müssen. Für Unternehmensträger hat die notarielle Vollmachtsbescheinigung den Vorteil, dass sie den Notar ihres Vertrauens beauftragen können, der auch in anderen Angelegenheiten für sie tätig ist und dem damit die erforderlichen Unterlagen bereits vorliegen. Diese gesetzgeberischen Ziele werden auch dann erreicht, wenn der Notar die Einzelschritte einer Vollmachtskette nach § 21 Abs. 3 BNotO bescheinigen muss. Die Möglichkeit, eine rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht durch eine notarielle Bescheinigung nachzuweisen, wird hierdurch nicht nennenswert erschwert. Da sich der Notar die Legitimationskette, die zu der Vollmacht des Handelnden führt, stets in der Form des § 29 GBO nachweisen lassen muss, wird von ihm nur verlangt, Bescheinigungen über die ihm ohnehin vorliegenden Nachweise auszustellen.

Es ist allerdings nicht erforderlich, dass der Notar für jede einzelne Vollmacht bzw. für die organschaftliche Vertretungsmacht separate notarielle Bescheinigungen nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 u. Abs. 3 BNotO erstellt. Die Bescheinigung einer Vollmachtskette kann in einem Vermerk zusammengefasst werden, in dem der Notar die von ihm geprüften Einzelschritte, die die rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht ergeben, aufführt. Auch eine Kombination von notariellen Bescheinigungen nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 u. Abs. 3 BNotO ist zulässig. Für jede in einem Vermerk bescheinigte Vertretungsmacht fällt, worauf die Rechtsbeschwerde zutreffend hinweist, eine Gebühr nach Nr. 25214 KV-GNotKG an. Das ist wegen des erhöhten Prüfungsaufwands und Haftungsrisikos des Notars gerechtfertigt.

Daran gemessen durfte das Grundbuchamt dem Notar mit der Zwischenverfügung aufgeben, lückenlose Bescheinigungen über die Vollmachtskette nach § 21 Abs. 1 Nr. 1 u. Abs. 3 BNotO vorzulegen.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 22. September 2016 – V ZB 177/15